Utilisez le potentiel de Notion avec WordPress

Que ce soit pour organiser votre vie personnelle, vos projets professionnels ou vous organiser en équipe, vous êtes de plus en plus nombreux à être tombés sous le charme de l’outil no-code Notion. Et vous vous êtes certainement demandés comment relier votre espace Notion à votre site WordPress, que ce soit pour importer vos articles de blog, mettre à jour des données depuis Notion, ou envoyer les contacts issus de vos formulaires dans Notion.

Bonne nouvelle : depuis que Notion a sorti son API, c’est possible, et les perspectives sont incroyables. Cerise sur le gâteau : vous pouvez connecter Notion et WordPress sans écrire une ligne de code, avec quelques plugins.
On vous explique tout ça dans cet article !

 

Notion, c’est quoi déjà ?

Depuis quelques années, on parle de plus en plus des outils no-code dans l’écosystème numérique. Tout comme WordPress, les outils no-code sont facilement accessibles aux personnes à l’aise avec le digital mais qui ne savent pas coder.

Et parmi ces outils no-code, l’un des plus populaires est Notion. Notion est un outil formidable pour créer des documents en ligne, des wikis, prendre des notes, créer des tableaux et bases de données visuelles pour gérer tous types d’informations. FAQ, liste de clients, articles de blogs, liste de tâches, catalogue de produits : Notion peut tout faire !

 

Pourquoi connecter WordPress à Notion ?

Notion pour traiter les données collectées par votre site WordPress

Si votre site WordPress collecte des données depuis des formulaires, vous avez besoin de les traiter. Formulaires de contact, inscriptions à des évènements, demandes de devis : la plupart du temps, ces données arrivent dans une boîte mail et sont ressaisies, dans un fichier Excel, un CRM ou un autre outil.

Si ces données arrivaient automatiquement dans une base de données Notion, ce serait 100 fois plus simple et plus collaboratif, non ?

 

Notion : un outil ultra-ergonomique pour gérer vos contenus

On parlait à l’instant d’envoyer des contenus depuis WordPress vers Notion ; mais l’inverse est encore plus intéressant !

Si Notion a convaincu tant d’utilisateurs, c’est sans aucun doute en raison de sa facilité d’utilisation. L’interface est épurée, les données sauvegardées en continu, la navigation est facile, et il est très simple de créer une belle page, bien structurée, sans effort. C’est pourquoi on voit de plus en plus de personnes et d’entreprises utiliser Notion pour centraliser leur travail. D’ailleurs, cet article a été rédigé sur Notion avant d’être publié sur ce site !

Et là, la question se pose rapidement : puisque j’écris mes articles de blog sur Notion, pourquoi m’ennuyer à les copier-coller dans WordPress ? Puisque mon catalogue de produits est sur Notion, est-ce que je ne pourrais pas le publier directement sur mon site ? D’autant plus que, même si on adore WordPress, son backoffice n’est pas toujours facile d’accès pour les personnes qui gèrent le contenu.

Sauf que ce n’est pas si simple : si Notion est un outil très pratique pour centraliser des informations, il n’est pas idéal pour les publier sur le web. Certes, il existe des outils permettant de créer un site web en utilisant Notion comme CMS, comme super.so, simple.ink ou encore Fruition. Mais ces outils sont bien moins complets et puissants que WordPress.

 

Notion + WordPress : le combo gagnant

Alors comment réunir le meilleur des deux mondes, à savoir : d’un côté la puissance et les capacités de personnalisation de WordPress, et de l’autre côté, l’agilité et l’ergonomie de Notion ?

Depuis que Notion a publié son API, c’est possible. Vous pouvez relier Notion et WordPress, et les possibilités sont infinies.

• Importer vos articles de blogs depuis Notion
• Mettre à jour votre catalogue de produits et d’offres depuis Notion
• Publier les pages de votre site web depuis Notion
• Gérer tous les contenus dynamiques de votre site depuis Notion : évènements, équipe, témoignages clients, portfolio…
• Envoyer les données collectées par les formulaires de votre site vers Notion : demandes de support client, prospects, inscriptions, etc.

Alors, comment utiliser l’API de Notion pour communiquer avec votre site WordPress ?

• Première solution : vous êtes développeur, vous pouvez jouer avec l’API Notion. Mais ce n’est pas à la portée de tout le monde.
• Deuxième solution : utiliser Make ou Zapier pour transmettre des données entre Notion et WordPress. Mais attention : ce n’est pas une solution si simple qu’il n’y paraît. D’une part, cela vous oblige à sortir de WordPress et à passer par un outil tiers (ce qui veut dire potentiellement payer un abonnement supplémentaire). D’autre part, vous serez limité par les capacités de ces outils. Par exemple, avec Zapier, vous pouvez récupérer une liste de page Notion… mais pas leur contenu. Dommage.
• Troisième solution : Passer par des plugins WordPress ou des add-on à vos plugins existants. C’est clairement la solution que l’on vous conseille !

On vous a donc déniché quelques plugins qui vont vous changer la vie.

3 plugins pour connecter les formulaires WordPress à Notion

Vous souhaitez envoyer dans Notion les données issues de vos formulaires WordPress ? C’est possible, et ça va vous permettre :

• de centraliser les données issues de vos formulaires dans un espace partagé, en dehors de WordPress ;
• d’organiser ces données, les filtrer, faire des recherches ;
• de catégoriser ces données et de les enrichir, notamment lorsqu’il s’agit de demandes à traiter (demande de devis, demandes de rendez-vous…).

Voici 3 add-ons qui permettent de connecter des célèbres extensions de formulaires à Notion :

• L’extension Notion pour Gravity Forms (à partir de 39 $ par an)
• L’extension Notion pour WPForms (à partir de 39 $ par an)
• L’extension Notion pour Contact Form 7 (gratuite, disponible sur wordpress.org)

Ces 3 extensions ont été développées par le même studio de création de plugins, WP connect (une équipe française !).
Vous allez voir, ces add-ons sont très simples à configurer :

1.  Vous installez le plugin sur votre site WordPress ;
2.  Si l’extension est payante, vous activez la clé de licence ;
3.  Vous créez une nouvelle intégration et récupérez votre clé secrète Notion sur cette page ;
4. Pour chaque formulaire que vous souhaitez connecter à Notion, vous allez alors pouvoir :

• • Choisir la base de données Notion vers laquelle vous voulez envoyer les données (il faudra d’abord la partager avec votre intégration)
  • Associer les champs de votre formulaire aux colonnes de votre base de données Notion.

Et voilà : en quelques minutes, les données de votre formulaire seront visibles automatiquement dans Notion.

On s’attarde un peu sur les plugins Notion pour Gravity Forms et pour WPForms, qui offrent davantage de fonctionnalités que leur homologue pour Contact Form 7.

Ces plugins permettent :

• D’envoyer les données depuis un même formulaire vers plusieurs bases de données distinctes ;
• De définir des filtres et des conditions, pour déterminer quelques données seront envoyées vers Notion, et selon quels critères ; vous pouvez ainsi envoyer les données vers une base de données ou une autre en fonction du contenu des champs du formulaire, par exemple : en fonction du contenu d’un champ “Objet de votre demande”.

 

Vous retrouverez des tutoriels vidéo pas à pas pour chacun de ces modules ci-dessous :

Si vous utilisez un autre plugin pour gérer vos formulaires, pas de panique : il existe peut-être une extension pour le connecter à Notion !
Et sinon, vous pouvez toujours tenter de créer ce connecteur vous-mêmes avec Zapier ou Make.

 

Gérer les contenus de WordPress depuis Notion, avec Notion WP Sync

Maintenant que l’on a vu comment envoyer des données depuis WordPress vers Notion, on arrive au plus intéressant : importer et synchroniser vos contenus depuis Notion vers WordPress.

Car oui : non seulement vous allez pouvoir importer des pages et des bases de données dans WordPress, sous forme de Pages, d’Articles, ou de contenus personnalisés (Custom Post Types), mais ce n’est pas tout : vous allez carrément pouvoir synchroniser les données : chaque modification apportée sur Notion sera automatiquement reportée sur WordPress.

Pour cela, il existe une seule solution aujourd’hui : le plugin Notion WP Sync, qui est encore en version beta, mais qui est promis à un très bel avenir.

Au passage, Notion WP Sync, comme les extensions présentées dans le chapitre précédent, a été développé WP connect : une équipe française, et disponible pour répondre à vos questions et prendre en compte vos suggestions.

Il y aura à terme une version gratuite de Notion WP Sync, limitée à certaines fonctionnalités, et une version payante.

Mais entrons dans le vif du sujet : qu’est-ce que vous allez pouvoir faire avec Notion WP Sync ?

Importer des articles de blog ou des pages depuis Notion

Imaginez que vous ayez dans Notion tout une série de pages web, bien mises en forme, avec des titres, des sous-titres, des images, des tableaux…

En quelques minutes, vous allez pouvoir les synchroniser avec WordPress et les publier instantanément sur votre site, sans perdre votre mise en forme.

Mais ce n’est pas tout : imaginons maintenant que vous avez dans Notion une base de données d’articles pour votre blog, avec des colonnes pour la date, la catégorie, les tags, ou même des champs personnalisés.

Vous allez pouvoir synchroniser cette base de données avec WordPress pour que chaque nouvel article créé dans Notion soit publié automatiquement sur WordPress, au statut de votre choix (publié, brouillon…).

Importer des contenus personnalisés pour votre site depuis Notion.

Puisque l’on peut ajouter des pages et des articles dans WordPress depuis Notion, pourquoi pas d’autres types de contenus ? Beaucoup de sites WordPress utilisent les Custom Post Types pour gérer des contenus dynamiques :

• Membres de l’équipe
• Réalisations ou portfolio
• Études de cas
• Évènements
• Catalogue de formations
• Offres d’emploi
• …

Avec le plugin Notion WP Sync, vous allez pouvoir connecter une base de données Notion à un Custom Post Type, et mapper tous les champs de vos contenus avec les colonnes de votre base de données. Il suffira d’ajouter un élément dans Notion pour qu’il soit publié dans WordPress ; vous pourrez également mettre à jour et supprimer vos contenus sur WordPress directement depuis Notion.

Notion WP Sync : comment ça marche ?

Le plugin Notion WP Sync étant encore en bêta privée, on vous le présente en avant-première (et si vous voulez être informé de sa sortie officielle, vous pouvez vous inscrire ici).

Pour commencer, partons d’une base de données Notion dans laquelle j’ai créé un article de blog. Cet article est associé à une catégorie, des tags, une date de publication. L’article est entièrement rédigé dans Notion, avec des images, des H2, des H3, des listes à puce, et un tableau.

 

Pour connecter WordPress à Notion, je vais créer une nouvelle intégration pour Notion sur cette page, et connecter ma base de données à cette intégration comme dans l’image ci-dessous.

À présent, je vais installer le plugin Notion WP Sync sur mon site WordPress, et créer une nouvelle connexion entre mon espace Notion et mon site.

Pour cela, j’ai besoin de récupérer la clé secrète générée par Notion lorsque j’ai créé mon intégration. Une fois cette clé collée dans la configuration de Notion WP Sync, je vais pouvoir retrouver la base de données Notion dans laquelle j’ai créé mon article.

 

Ensuite, je vais simplement choisir :

• Sous quelle forme je souhaite publier mes contenus dans WordPress : un “post type” (article, page…) ou un shortcode ? Car le plugin permet aussi de générer des shortcodes à insérer dans vos pages, pour mettre à jour seulement un morceau de page depuis Notion). Ici, je vais choisir la destination “Post type”.
• Le type de post que je souhaite publier : un article ? une page ? un modèle ? je peux même directement créer un nouveau type de post personnalisé (Custom Post Type) directement depuis cette page. Ici je vais choisir le type “Article”.
• Le statut de l’article une fois importé dans WordPress : publié ? en attente ? brouillon ? etc.
• L’auteur des articles, à choisir parmi mes utilisateurs WordPress.

Je peux alors associer les colonnes de ma base de données à mes champs WordPress :

• Titre de l’article
• Contenu
• Catégorie
• Tags
• Date de publication
• Image

 

Il ne me reste plus qu’à choisir la stratégie de synchronisation :

• Add : pour uniquement ajouter les nouveaux articles dans WordPress depuis Notion
• Add & Update : pour ajouter et mettre à jour les articles dans WordPress depuis Notion
• Add, Update & Delete : pour ajouter, mettre à jour et supprimer les articles dans WordPress depuis Notion

Je peux enfin choisir entre une synchronisation manuelle à la demande et une synchronisation automatique, à la fréquence que je souhaite (une fois par semaine, une fois par jour, toutes les 5 minutes…).

 

Je n’ai plus qu’à publier ma connexion, et lancer une première synchronisation.

Et voilà : mon article est visible sur WordPress, planifié à la date que j’ai choisie.

Les tags et la catégorie ont bien été associés, et je retrouve la mise en page créée dans Notion : images, titres, tableaux, tout y est.

Dorénavant, à chaque fois qu’un nouvel article sera ajouté dans ma base de données Notion, il sera publié sur mon site, sans que je bouge le petit doigt.

Ça vous tente ? Vous pouvez vous inscrire sur cette page pour être informé de la sortie officielle de Notion WP Sync.

 

Conclusion : WordPress et Notion, une nouvelle histoire d’amour ?

Ce n’est que le début, mais il semble que les outils no-code se font une place dans l’écosystème WordPress, et c’est une bonne nouvelle car il existe une grande complémentarité entre WordPress et ces outils (on pense aussi à Airtable, pour lequel nous avons développé une extension comparable à Notion WP Sync, Air WP Sync).

Au sein d’une entreprise par exemple, l’idée que WordPress soit utilisé pour ses capacités de personnalisation côté front et sa logique métier, mais que les contenus puissent être alimentés depuis Notion ou Airtable par des utilisateurs lambda, est très prometteuse. Tout le monde peut y gagner, pour des raisons de sécurité et de productivité (adieu les ressaisies !).

 

Article soumis et rédigé par WP connect. Relu et validé par WPFormation.