Hiboutik : Tout savoir sur la caisse enregistreuse en ligne compatible WooCommerce

Le commerce est un des secteurs où l’automatisation des tâches est cruciale pour une gestion optimale de son activité. La caisse enregistreuse peut être l’un des outils destiné à organiser et à améliorer la gestion globale de votre entreprise. Une caisse enregistreuse – outre à vous aider à gagner du temps – vous permet aussi d’optimiser votre inventaire, d’encaisser vos clients, d’adapter vos campagnes promotionnelles et plus simplement de tracker vos stocks et vos ventes.

Maintenant que l’on connaît les bénéfices de la caisse enregistreuse pour tout magasin ou commerce, on va se pencher sur “Hiboutik” qui propose une solution beaucoup plus adaptée à notre époque : un système hybride qui relie la caisse enregistreuse de votre boutique “physique” au système e-commerce de votre site internet (incluant WooCommerce). Hiboutik se décrit comme étant une solution POS (point de vente) basée sur le cloud pour les entreprises de commerce électronique et les magasins de détail.

⚖️ Le point fiscalité : Avant de continuer l’analyse, il est important de vérifier la sécurité et les normes fiscales pour Hiboutik. En France, nous avons l’article 286 du CGI qui impose que les systèmes de caisse “satisfassent à des conditions d’ inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.” Hiboutik est un logiciel de caisse qui respecte bien la législation française.

Hiboutik est une solution utilisée par beaucoup de clients répartis dans le monde entier. De nombreux clients ont tenu à partager leur expérience avec la plateforme et voici ce qu’ils pensent de la caisse enregistreuse :

Plutôt positif tout cela, n’est-ce pas ?

Dans cet article, nous passerons en revue toutes les fonctionnalités de Hiboutik et nous verrons aussi comment synchroniser votre site WordPress et WooCommerce avec Hiboutik.
Commençons l’analyse de cette fameuse caisse enregistreuse.

1. Hiboutik : Le pont entre votre Magasin et votre Woocommerce

Hiboutik est une caisse enregistreuse digitale gratuite qui vous permet de gérer votre magasin ou site e-commerce directement à partir du dispositif de votre choix. En seulement quelques clics, vous entrez dans un univers digital rempli de fonctionnalités qui favorisent une gestion efficace de votre commerce. C’est une solution globale – tout en un – à partir de laquelle on peut gérer l’inventaire sur les différents canaux de vente. Parce qu’il est commun d’avoir des clients aussi bien en ligne qu’en magasin, cette double casquette est très utile pour la gestion de votre business.

Enfin, le logiciel est accessible depuis une page web, et par conséquent ne nécessite pas d’installation, mais uniquement la création d’un compte. Tout ce dont on a besoin pour utiliser Hiboutik finalement c’est un dispositif adapté (PC, Mac, tablette et smartphone) ainsi que d’une connexion à internet. C’est aussi une solution qui se concentre sur la simplicité d’usage afin de permettre une utilisation facile à tous (l’interface est d’ailleurs plutôt intuitive et facile à comprendre).

A retenir : Hiboutik est une caisse enregistreuse freemium en ligne ; Fonctionne pour les ventes en lignes ET les achats en magasin ; Aucun téléchargement ou installation à faire, seul une connexion internet est requise ; Accessible depuis un pc, mac, tablette et smartphone ; Interface hyper intuitive : prise en main facile.

 

1. Installer Hiboutik

Il suffit d’ouvrir un compte depuis Hiboutik.com en cliquant sur le bouton “OUVREZ UN COMPTE GRATUIT” :

Ensuite, un formulaire à remplir s’ouvre sur la page avec des informations relatives à votre activité :

Regardez vos emails, le lien vers votre tableau de bord et boutique vous a été envoyé. Pour cet article, j’avais créé un compte pour une activité “restaurant et commande en ligne”, voici donc à quoi ressemble Hiboutik :

• Pour lancer votre e-shop, allez à paramètre > site web et choisissez un layout pour votre boutique :

• Renseignez les informations générales, les images, les réseaux sociaux, les moyens de paiement acceptés en ligne puis publiez votre site en quelques clics
• Vous êtes live !

Important : Hiboutik vous permet de lancer votre propre boutique en ligne pour les restaurateurs, fleuristes, coworking, vape & CBD, institut de beauté etc. Cependant la caisse enregistreuse offre aussi une connexion à WordPress si vous souhaitez conserver WordPress pour votre boutique. Nous verrons comment connecter les deux dans une prochaine section.

Maintenant que nous avons une bonne compréhension du fonctionnement de Hiboutik, nous allons explorer les fonctionnalités gratuites et premium qu’elle nous offre.

 

2. Les Fonctionnalités Gratuites de Hiboutik

Tout d’abord, il faut noter que Hiboutik offre une version gratuite déjà très complète. Dès la version gratuite, elle vous propose les fonctionnalités basiques d’une caisse enregistreuse pour gérer votre commerce.

Les fonctionnalités gratuites sont subdivisées en sept catégories :

1. Commandes et ventes (gestions complètes du processus, tickets de caisse, facture/devis, ajout par code-barres, paiement différés, remises, multi-règlements et rendu monnaie, mise en attente du ticket, retours et avoirs, carte cadeaux, gestion des cuissons et des options pour la restauration etc.)

2. Gestion des clients (historique d’achat, programme de fidélité, gestions des groupes)

Pour activer votre programme de fidélité et récompenser vos clients fidèles, Hiboutik offre un système de points avec des règles de calcul de points acquis et consommés. Ces règles peuvent être configurées soit de manière automatique dans l’application “Fidélité automatique” – (section Apps payante) soit manuellement sur les fiches produits.

3. Produits et prestations (fiche produit détaillée, impression automatique des étiquettes, suivi du stock en temps réel, pack de produits etc.)

4. Gestion de la caisse (suivi de votre fond de caisse, gestion des retraits et des dépôts, historique des actions sur caisse, gérer une erreur etc.)

5. Stock et fournisseurs (suivi automatique du stock, gestion des entrées stock (arrivages), alertes de stock minimum, gestion des réassorts sur les ventes; transferts entre points de vente, gestion des inventaires, fournisseurs et marques, suivi des numéros de série, correction des écarts, import des produits et du stock, impression des étiquettes sur les entrées stock etc.)

6. Statistiques (synthèse de caisse et état des ventes – rapport journalier gratuit)

7. Paramètres (paramétrage des utilisateurs et des accès, suivi des logs, configuration des taxes, des moyens de paiement, gestion du planning et prise de RDV, gestion des imprimantes, gestion des plans de salle et tables et paramétrage personnalisé des tickets et des factures).

 

3. La Version Payante de Hiboutik

La caisse enregistreuse vous propose 2 versions – une version gratuite et une version payante. La version payante est composée de deux options :

• une option premium (12.90 €/mois)
• une option multi-boutique (9.90€/mois)

 

Nous allons voir la différence entre les deux versions afin de vous aider à choisir celle qui vous convient. Pour cela, nous allons regarder les fonctionnalités qui sont disponibles uniquement sur la version premium :

Les fonctionnalités disponibles sur la version premium

• Le paiement par compte client
• Restauration – écran cuisine
• Restauration – partage d’addition
• Gestion des ventes au temps passé (horodatage)
• Etats des ventes (par mois, année ou période)
• Détails des marges, taxes, volumes et plus
• Graphiques par point de vente, produit, catégorie, heure
• Analyses par fournisseur, marque, client
• Etat du stock et valorisation comptable
• Export des statistiques
• Etats des avoirs et des crédits clients
• Z mensuel et exports comptables

Les fonctionnalités disponibles sur la version multi-boutiques

• Partage de la bases produits entre points de vente
• Centralisation de votre base produits
• Transferts de marchandises entre points de vente (vos boutiques)
• Gestion multi points de vente et stocks
• Mutualisation de la base clients et de votre programme de fidélité
• Personnalisation des tickets à la boutique

Il faut prévoir aussi quelques frais pour le matériel car il n’est pas fourni avec le système de caisse enregistreuse en ligne Hiboutik. Il y a quand même un partenariat avec le site materiel-caisse.com, afin de se procurer ce genre de fournitures :

• le tiroir caisse
• une imprimante de tickets et d’étiquettes
• un terminal de paiement électronique (TPE)
• un lecteur de codes-barres
• (…)

Pour les développeurs, Hiboutik offre un API. API est l’acronyme de application programming interface (Interface de programmation d’applications). Attention, L’API n’est pas disponible pour la version gratuite et la version payante offre une option de 10 000 appels par mois. Cette fonctionnalité est très utile pour les commerces qui veulent développer ou connecter des applications à partir des données de Hiboutik.

Il y a aussi un App store qui vous permet d’ajouter des fonctionnalités plus avancées sur votre e-shop. On y retrouve par exemple, une app pour les promotions avancées, la possibilité de générer des factures en PDF, d’ajuster la TVA pour le sur place/à emporter, les bons cadeaux etc.

Ce qu’il faut retenir sur les tarifs de Hiboutik : Une version gratuite très avancée et une version payante La version payante offre deux options: une option premium et une option multi-boutiques La version premium est surtout intéressante pour les statistiques et la comptabilité

 

4. Hiboutik – Pour Qui et pour Quels Types de Commerce ?

Étant une solution pour un vaste type d’usage, il est légitime de vous demander si elle convient à votre commerce. Passons en revue quelques exemples pratiques pour illustrer comment Hiboutik peut vous aider :

Vous aurez la possibilité de créer un site de réservation en ligne intégré à votre compte et qui permettra à vos clients de prendre rendez-vous ou d’effectuer une réservation dans votre établissement. Le RDV s’enregistrera directement dans votre planning (un peu comme Planity ou Doctolib).

Autre exemple, pour la gestion d’un salon de coiffure, vous pourrez facilement prendre les RDV, vendre vos produits en ligne, encaisser vos client.e.s directement au salon et avoir un fichier client type CRM avec un système de fidélité.

Vous l’aurez compris, de la boutique de vêtement, au magasin d’alimentation, en passant par le restaurant entre autres, Hiboutik est une solution vraiment large comme on peut le voir ci dessous :

 

Les sites e-commerce peuvent également être créés directement par Hiboutik. En effet, elle offre aux propriétaires de sites de commerce en ligne, une facilité d’intégration avec les plateformes de vente les plus populaires. Si vous avez, ou pensez ouvrir un site e-commerce sur WordPress avec Woocommerce, Hiboutik vous facilite vraiment la vie et c’est d’ailleurs ce que l’on va voir dans notre prochaine section.

 

2. Connecter la caisse enregistreuse à votre Site WooCommerce

1. Centraliser Votre Stock

Une des fonctionnalités phare de Hiboutik est sans aucun doute, la centralisation de votre stock. Supposons que vous ayez plusieurs points de vente et un site e-commerce : la centralisation de votre votre stock vous permet d’avoir toutes les données à partir d’un seul compte. Cette fonctionnalité vous permet également d’interpréter les données de ventes, afin de prendre de meilleures décisions pour votre commerce : vous pouvez en un laps de temps reconnaître , par exemple, les points de vente les plus rentables, les produits les plus en vogue et ceux qui marchent le moins.

2. Mettre à Jour Votre Site Instantanément à Chaque Vente (vente en boutique et ventes en ligne)

Si vous avez une boutique et un site e-commerce alors le calcul de votre stock est fait automatiquement après chaque vente. Grâce à Hiboutik, vous aurez accès à la quantité exacte de votre stock en temps réel.

3. Synchroniser WooCommerce et Hiboutik

La synchronisation vous permet de récupérer des ventes faites sur le web et de les transférer dans votre compte Hiboutik. Elle permet la mise à jour de votre stock en ligne après une vente, un échange, un arrivage ou encore la récupération de toutes vos ventes en ligne.

IMPORTANT ET PRÉ-REQUIS :  Une fois la synchronisation faite, tout se passe dans Hiboutik (arrivage, inventaire, échange) La version premium de Hiboutik est nécessaire pour la synchronisation (9.90€/mois) Le code-barre du produit (ou sa déclinaison) dans Hiboutik doit être strictement identique à l’UGS/SKU du produit (ou de sa variation) sous Woocommerce.

1 – Installer l’APP WooCommerce dans Hiboutik

• Installer l’extension WooCommerce disponible depuis la section “APPS” de votre compte Hiboutik.

2 – Configurez l’APP WooCommerce

• Depuis WordPress, allez dans Woocommerce > Réglages > Avancé > API Rest et cliquez sur “Créer une clé API”.
  
  

  Générer les clés API avec WooCommerce

   

• Ensuite, ajoutez une clef avec comme permission “Lecture/Écriture”:

• Voici nos clés API (respectivement CK et CS) :

• Allez dans votre compte Hiboutik > APP > WooCommerce et renseignez les champs avec vos clés :

• Ensuite vous pouvez sauvegarder et importer les données en cliquant sur le bouton “importer les données” :

• Voici nos données WooCommerce importées et synchronisées avec Hiboutik :

4. Importez Vos Produits WooCommerce dans Hiboutik (en 2 méthodes)

La manière automatique (avec l’APP WooCommerce)

Si ce n’est pas encore fait, depuis votre tableau de bord Hiboutik, allez à Apps > WooCommerce et cliquez sur le bouton installer.

Vous allez importer tous les produits présents sur votre site construits avec WooCommerce dans l’interface ci-dessous :

La dernière étape est de renseigner les clés API ci-dessous:

La manière manuelle : 

Depuis votre tableau de bord Hiboutik, accédez au menu Produits > Importer-Exporter.

Conseil: Hiboutik vous fournit un fichier excel avec les champs pré-remplis pour vous optimiser votre import. 

Générez votre fichier CSV contenant vos produits depuis votre site WordPress :

ATTENTION : Mettez bien à jour les colonnes comme dans le fichier excel type fourni par Hiboutik.

Enfin, téléversez votre fichier qui devrait s’intituler “wc-product-export” dans Hiboutik :

Vos produits sont importés !

 

Conclusion et Avis Final

Hiboutik est une solution de gestion pratique pour votre commerce. Que ce soit en boutique ou en ligne, c’est une caisse enregistreuse qui va faciliter les opérations de vente, de gestion de clients, de centralisation de vos stocks et bien d’autres fonctionnalités. Elle est compatible avec WordPress : vous pouvez facilement synchroniser votre boutique WooCommerce avec Hiboutik, en revanche les stocks et l’inventaire seront à faire depuis Hiboutik.

La centralisation du stock est une fonctionnalité phare qui offre de nombreux avantages en termes d’organisation et de scalabilité. Si vous devez gérer plusieurs points de ventes et un site e-commerce, la fonction multi-boutique sera alors la meilleure option pour vous. Hiboutik n’est pas uniquement une caisse enregistreuse c’est également un outil qui vous permet d’optimiser vos ventes grâce aux données et statistiques disponibles sur la plateforme.

Autre avantage : la plateforme offre différents moyens de communication en cas de besoin. Tout d’abord vous avez des ressources en ligne  sous forme de tutoriels et FAQ (en français). Vous pouvez également les contacter par e-mail ou par téléphone, ce qui est très pratique pour poser votre question (toujours en français).

Enfin, sa version gratuite est tout de même très complète et avec sa compatibilité avec tout type de matériel, la caisse enregistreuse Hiboutik peut faire le bonheur de tous les commerçants. C’est un logiciel SaaS utilisé par de nombreux professionnels dans le monde mais aussi en France (l’interface de ce software est traduite en français et se veut ergonomique et responsive. Il fonctionne très bien sur iPad et iPhone – j’ai bien testé toutes les interfaces pour en être sûre). Et le dernier point non négligeable est que tout est personnalisable à l’image de votre business afin d’améliorer la productivité de vos équipes. Je recommande tout de même la version Premium pour connecter WooCommerce et pour avoir accès à des statistiques plus poussées ainsi qu’un accès aux outils de comptabilité.

Et vous, quelle caisse enregistreuse utilisez-vous pour votre établissement et votre boutique en ligne ?